Blogi: Oletko BI, johdatko tiedolla?

Moderneja visualisointityökaluja hyödynnetään kiihtyvällä tahdilla. Tiedolla johtaminen nähdään tulevaisuuskatsauksissa yritysten uudeksi kulmakiveksi menestymisessä. Mitä tämä sitten tarkoittaa käytännössä, mitä se vaatii yrityksistä ja mitä se maksaa?

BI (business intelligence) -määritelmä vaihtelee lähteestä riippuen. Se mielletään usein vain tekniikaksi tai ohjelmaksi, jolla tuotetaan datasta näkymiä, dashboardeja. Käsite on kuitenkin laajempi. Sen avulla tuotetaan tietoa päätöksen teon tueksi niin strategisesti kuin muutoksen edessä. Eniten siitä hyötyy operatiivinen johtaminen, kun tarvittavat tiedot nähdään yhdellä silmäyksellä. Voidaan seurata niin linjaston tuottavuutta ja kriittisiä pisteitä kuin myös työntekijöiden tuntikirjauksia ja poissaoloja. Tärkein asia on se, että päätöksenteko pohjautuu relevanttiin faktatietoon eikä oletuksiin ja mutu-tuntumaan.

Kuva: Simplilearn
Dashboardien kautta saadaan kannattavuutta nostettua työmäärän vähenemisen vuoksi. Aikaisemmin on yksittäistä tietoa voitu hakea käsin monesta järjestelmästä, nyt ne on mahdollista saada automatisoitua reaaliaikaan ja yhteen näkymään. Myös virheiden määrä vähenee, kun ylimäärinen manuaalinen työ poistuu.

Tiedolla johtaminen ei ole vain isojen yritysten asia, vaan siitä hyötyvät myös pienet yritykset. Tavat ja panostukset vain ovat erilaiset. Ensimmäinen virhe on hankkia BI-työkalu ilman, että mietitään yrityksen tarpeita ja tulevaa käyttäjäkuntaa. Toisaalta voidaan tehdä vaatimuslistoja, jotka ohjaavat työkalun valintaa. Parasta olisi kuitenkin pysähtyä miettimään tulevaisuutta ja tarpeita, ja mitä tavoitteita työkalun käyttöön otolla on. Uuden järjestelmän käyttöönotto on kuitenkin aina kustannus.

Mitä tämä sitten maksaa? Itse työkalujen hinnat vaihtelevat ilmaisesta aina 10 000 €/kk. Kuten muissakin tuotteissa, sisällön laajuus määrittää hintaa. Työkaluja on jo nykyisellään valittavana noin sata, mutta uusia tulee markkinoille päivittäin. Tämäkin vahvistaa tiedolla johtamisen nousevaa trendiä, jota korona on vain vauhdittanut. Vuosittain Gartner julkaisee markkinatutkimuksen (Magic Quadrant) myös BI työkaluista. Johtaja on vuosia ollut Microsoft Power BI.

Microsoftin suosiota siivittää ilmainen Desktop-versio, jonka voi ladata kuka tahansa. Tähän on mahdollista ostaa kuukausilisenssi alle 10€/hlö, jolla saadaan käyttöön paljon lisäominaisuuksia. Kustannustehokkuus onkin ison tuottajan etu, toisaalta se myös sitoo PC-ympäristöön. Macille ei ohjelmaa ole saatavana.

Kuva: Microsoft
Miten työkalun hankinta sitten etenee? Tiedolla johtamisessa on neljä roolia:

1. Datan käyttäjät
2. Raporttien tekijät (dashboard)
3. Datan jalostajat
4. IT-ammattilainen

Tarpeet lähtevät ylhäältä ja toteutus alhaalta. Löytyykö yrityksen sisältä tarvittava tietotaito toteutukseen, opetellaanko itse omatoimisesti, ostetaanko kohdennettu koulutus vai ulkoistetaanko ensimmäiset raportit ulkopuoliselle? Hyviä kysymyksiä tavoitteiden kirkastamiseen ovat myös: Mitä itseasiassa halutaan saavuttaa? Missä, miten, milloin ja kenen kanssa? Mitkä ovat tilanteet ja rajoitukset? Miksi tavoite halutaan saavuttaa? Olisiko muita keinoja saavuttaa tavoite?

Tiedolla johtaminen ei ole vain johdon tehtävä, parhaiten onnistutaan, kun tiedon hyödyntäminen on jalkautettu läpi organisaation. Suorittavalla tasolla on yleensä tarkin tieto tekemiseen vaikuttavista epäkohdista ja jo valmiiksi olemassa olevat ratkaisut. On myös hyvä muistuttaa, että BI voi ja kannattaa valjastaa myös ulkoiseen tietoon, esim. kilpailija-analyysiin. Joten oletteko jo BI vai pitäisikö miettiä miten voisitte olla?

Teksti: Jaana Konttinen, tutkimusasiantuntija, Savonia AMK, jaana.konttinen@savonia.fi